Cómo debe ser el sistema de registro de jornada acorde a la ley

Cómo debe ser el sistema de registro de jornada acorde a la ley
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El 12 de mayo, -plazo máximo para que todas las empresas sin excepción incluyan un sistema de registro de jornada-, se acerca, y son muchas las dudas que aun nos abordan sobre cuándo, cómo y dónde se deben llevar a cabo los registros según la ley. Con la norma presente, lo que se necesita en cada oficina o lugar de empleo (incluso si se lleva a cabo la opción de teletrabajo) es un sistema donde figure de forma identificable y sin posibilidad de ser manipulada, la hora de entrada y salida de cada trabajador, ya sea a demanda de Inspección de Trabajo, de los sindicatos o del propio empleado.

Con este principio sobre la mesa, los diferentes sistemas de control presencial que lleven a cabo estos registros serán válidos pero, atendiendo a cada necesidad, ¿qué sistema de registro de jornada es el más adecuado para mi empresa?

Diferencia entre sistema de registro de jornada y control presencial

Lo primero para atender a la pregunta planteada es conocer la diferencia sustancial entre un sistema de registro de jornada y un sistema de control presencial: ambos llevan a cabo los registros de entrada y salida de cada trabajador, pero mientras el control de accesos o sistema de control presencial, se destina más bien a factores como la seguridad (controlar quienes acceden y quienes no debe acceder a un puesto de trabajo) o la productividad (los empleados se encuentran en sus puestos de trabajo), el sistema de registro de jornada se centra exclusivamente en lo que la norma exige: tener un registro inalterable, fiable y garantista de cada uno de los supuestos por los que se planteó la ley (controlar tanto el absentismo como el abuso de las horas extra).

¿Quiere decir que los sistemas de control presencial no son válidos de cara a la ley? Quiere decir que en el caso de que Inspección de Trabajo acuda a tu empresa a comprobar si se está llevando a cabo lo que dicta la norma (algo que se prevé, suceda desde el mismo día que se cumpla el plazo, es decir, el lunes 13 de mayo), deberá disponer de un software donde poder descargar la información requerida, -la hora de entrada y salida de cada trabajador-. Un software que no permita la entrada ni modificación de ningún dato respecto a este campo.

Sistemas de registro de jornada válidos Sistemas de registro de jornada no válidos
Sistemas con software incorporado que registre hora de entrada y salida de cada trabajador. Sistemas ambiguos, cuya metodología de registro no asegure que se está llevando a cabo el control por el propio empleado.
Sin posibilidad alguna de modificación, corrección o manipulación de los datos registrados (salvo las propias acciones correctoras de los posibles errores producidos, siempre que estas sean motivadas y evidenciables). Datos con posibilidad de modificarse, caso de los registros “a mano”, tablas de Excel o softwares con campos “editables”.
Información registrada accesible a Inspección de Trabajo, sindicatos y empleados. Sistemas opacos, cuya información solo es accesible a gestores autorizados y que no permiten un seguimiento continuo.

Cómo elegir un sistema de registro de jornada adecuado a la ley (y a mis necesidades como empresario)

Teniendo en cuenta este precepto de la ley, lo primero que nos debe asegurar el sistema de registro de jornada obligatorio para antes del 12 de mayo es que cumpla con los requerimientos legales sobre el registro de jornada. Por tanto, todo sistema auditado por gabinetes legales y que ofrezca garantías a este respecto, está sujeto a servirnos para los registros.

¿Qué otras consideraciones debo tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de registro de jornada acorde a la ley? A partir de aquí, entra en juego lo que queramos y necesitemos exactamente para nuestra empresa: lo legal ya lo hemos cubierto, ¿queremos saber más sobre el tiempo que pasan nuestros empleados en la oficina?, ¿queremos solamente lo básico y no tener ni que instalar equipos, ni gastar en infraestructuras?, ¿queremos ser lo menos intrusivo posible para la comodidad y seguridad de nuestros empleados?

Según respondamos a estas y otras cuestiones sobre cada una de las versiones de controles presenciales, elegiremos un modelo u otro:

  • Sistema de registro de jornada básico:  controles que se llevan a cabo sin equipos externos. Usan un dispositivo de telefonía fija o móvil para que cada empleado, -asociado a un mismo número donde llevar a cabo sus registros-, pueda realizar el registro mediante llamada telefónica, que repetirá al momento de finalizar su jornada. Este sistema permite cumplir con la ley a mínimo coste, ya que se paga por uso y con una media anual de 10 euros de coste por empleado.
  • Sistema de registro de jornada profesional: es el que nos planteamos cuando, una vez ante la necesidad de llevar a cabo los registros, nos abordan otras inquietudes que permitan mejorar la gestión de la empresa en cuanto a productividad. Mantiene el mismo sistema de registro que el básico, pero con mayores utilidades. También pagas por uso y es un sistema “escalable” (puede ampliarse la funcionalidad del básico al profesional).

Existen otros sistemas tradicionalmente populares para este sentido como el control de presencia por tarjeta o contacto, que si bien son válidos si registran los datos requeridos, necesitan instalación de equipos específicos e infraestructura que va desde la tarjeta individualizada hasta el puesto de control de acceso, siendo el resultado final el mismo que con el sistema básico o profesional.

Por último, en lo que a ahorro de costes se refiere, una nueva modalidad ha surgido en forma de apps que, si bien prometen la reducción de costes palpable en las versiones básicas, no todas están auditadas por equipos legales para asegurar el aprobado de Inspección de Trabajo, además de ser un sistema que, en su versión barata, resulta invasivo para el empleado, que debe contar con la app en su dispositivo personal. En caso de no querer usar su smartphone (algo legítimo y respaldado legalmente), la empresa debe asumir los costes de un nuevo dispositivo por empleado y su conexión a la red, lo cual multiplica notablemente el gasto.

¿Sabes ya qué sistema de registro de jornada mejor se adapta a tus necesidades empresariales para contar con él de forma rápida y segura antes del 12 de mayo? Si tienes alguna cuestión sobre el control de horario laboral en España, no dudes en consultar con Tamtam: servicios de control de presencia y registro de jornada auditados y respaldados por equipos legales para total tranquilidad de sus clientes.

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