A qué requisitos del registro de jornada debo prestar atención según la ley

requisitos de registro de jornada en los que fijará su atención Inspección de Trabajo
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El pasado 12 de mayo concluyó el plazo para que las empresas se prepararan para los registros de jornada obligatorios a todos los empleados, independientemente del tamaño de la empresa o la tipología de contratos. Es por ello por lo que ya debes contar con un sistema de registro de horario laboral eficaz y acorde a la ley pero, ¿a qué debemos prestar atención en el caso de que nos visite Inspección de Trabajo?, ¿cuáles son los requisitos del registro de jornada que nos demandarán y qué información nos puede solicitar?

Requisitos del registro de jornada que nos puede solicitar Inspección de Trabajo

Desde Inspección de Trabajo, lo primero que se apela es al “sentido común”. Así, si somos una empresa multinacional que cuenta con una numerosa plantilla, el sistema de registro deberá ser lo más cómodo posible para que tanto empleados, como empleador, como Inspección de Trabajo puedan acceder a la información de entrada y salida de una forma sencilla y práctica. Si somos una empresa que cuenta con un único empleado o con una plantilla reducida, bastará con que cumpla con los requisitos mínimos:

  • Que el sistema elegido refleje horario de entrada y horario de salida de cada trabajador: por cada día trabajado. No hace falta por tanto registrar descansos, comidas, etc. Únicamente a efectos de la Inspección, cuándo comienza la jornada laboral y cuándo se finaliza.
  • Debe garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos: un simple Excel donde se reflejen estos datos no será valido de cara a Inspección en cuanto es un documento altamente manipulable.
  • Los registros deben conservarse por el plazo de cuatro años: queda a cargo del empleador decidir el cómo y el dónde, pero sistemas “analógicos” requerirán más espacio y mejor gestión que aquellos que hacen uso de software.
  • La empresa está obligada a ofrecer la información requerida por Inspección in situ: es por ello por lo que los datos de registro deben estar disponibles y accesibles en todo momento, sin justificarse demora en su entrega.

Todo sistema de registro de jornada que cumpla con estos cuatro requisitos será óptimo de cara a una posible inspección de trabajo.

Qué debemos hacer si no cumplimos con alguno de los requisitos del registro de jornada

¿Y qué ocurre si nuestro sistema de registro de jornada no cumple con alguno de estos requisitos o aún no contamos con un sistema? El Gobierno a través de la ministra de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, Magdalena Valerio, ha expresado su firme intención de multar a toda empresa que no cumpla con sus obligaciones en cuanto al registro de jornada, si bien ha dejado una puerta abierta a que aquellas empresas que estén “en fase de negociación”, se les de cierto margen de maniobra para ponerlo en marcha.

Es por ello por lo que, si aún no preparaste a tu empresa para los registros, estás a tiempo para incorporar un sistema acorde a la ley, auditado por abogados laboristas especializados y que no requiere instalación de equipos: con la versión Tamtam Basic puedes conseguir todo esto sin necesidad de contar mas que con un terminal telefónico desde el que cada empleado pueda indicar su horario de entrada y salida con una única llamada de teléfono gratuita.

Si lo incorporaste, pero dudas sobre su eficacia a efectos legales, ten en cuenta que lo primordial es que, a efectos de su uso, puedas garantizar al momento al Inspector que cada empleado cumple con las horas pactadas en su contrato, y que, en el caso de producirse horas extra, éstas se controlan, remuneran y no suponen más de 80 anuales para contratos de jornada completa (menos horas proporcionalmente para contratos de menor rango).

Si puedes ofrecer esta información de forma clara, precisa y sin lugar a equívocos, tu sistema de registro de jornada es adecuado.

Desde Tamtam os hemos preparado para su libre descarga un documento de preguntas frecuentes donde figuran la respuesta a las principales dudas que el uso del sistema de registro de jornada suscita, avaladas por el gabinete legal de la firma internacional de asesoría a empresas ETL Global DEYFIN

Cómo está actuando Inspección de Trabajo ante la obligación de los registros

La teoría os la hemos detallado en los anteriores apartados, pero, en la práctica, ¿cómo está actuando Inspección de Trabajo de cara a los registros? Nuevamente desde el Gobierno, insisten en el carácter obligatorio de la ley y en los dos meses de preparatoria concedido desde que se aprobara el control horario, pero se muestran flexibles en cuanto a casos en los que la intención es firme pero la ejecución “torpe” o “malinterpretada”.

Así, solo está multando a aquellas empresas en las que no hay ninguna intención a realizar los registros o éstos se están llevando a cabo de una forma poco protocolaria y fiable. A las que cuentan con un sistema pero no lo aplican correctamente o están en fase de adoptar la metodología que les resulte más adecuada, solo se les avisa y se les apremia porque adopten cuanto antes un método eficaz, con la más que probable intención de multar si en segunda instancia, éste no ha sido aplicado.

De esta forma, si nos visita un inspector y ponemos de inmediato a su disposición el acceso a la información de las horas trabajadas por cada empleado de forma segura y sin lugar a dudas, no debemos temer por ninguna de las sanciones contempladas. Sí que debe intranquilizarnos si la información no está disponible de inmediato o el sistema presenta indicios de poder ser manipulable.

Los requisitos del registro de jornada por ley no difieren de una forma demostrable y precisa de indicar a Inspección que en nuestra empresa no se realizan horas de más. Cumpliendo con este precepto y con el apoyo de un sistema auditado, práctico y accesible como cualquiera de las versiones de Tamtam, no tienes por qué temer a ninguna multa.  

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