Cómo interpretar la información de los registros obligatorios de jornada

registros obligatorios de jornada: cómo interpretar sus datos
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Se ha cumplido más de un mes desde la puesta en marcha el pasado 12 de mayo de los registros obligatorios de jornada. Más de 30 días en que los resultados han venido marcados por cierta desinformación al respecto de cómo, dónde y cuándo hay que llevarlos a cabo. Hasta tal punto que el propio Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, se vio obligado a publicar una guía sobre el cumplimiento de la norma de registro de jornada.

Si aún no cuentas con un método de registro legal y eficaz, ahora es el momento de contar con un sistema de control de presencia antes de que se acabe el periodo extraordinario de carencia que el Gobierno ha facilitado a aquellas empresas que estén gestionando la metodología más oportuna.  

Pero no todo han sido dudas: por otra parte, la gran mayoría de las empresas que ya cumplen con la ley cuentan no solo con un software que recoge la hora de entrada y salida de sus trabajadores, sino también con un sistema que ofrece mucha más información cotejable para mejorar desde la productividad hasta las condiciones laborales. ¿Cómo podemos sacarles el máximo rendimiento a los registros obligatorios de jornada?

Cómo sacar el máximo provecho a la información obtenida mediante los registros obligatorios de jornada

No nos debemos olvidar nunca de los dos objetivos principales que persigue la norma:

  • Evitar abusos y la no remuneración en cuanto a las horas extraordinarias
  • Reducir el absentismo laboral y las faltas no justificadas

Así, los controles no son únicamente “cuestión de ley”, sino una forma eficaz de evitar problemas en el desempeño del trabajo en cada puesto de empleo. Problemas que no solo vienen de la mano del incumplimiento de las horas pactadas en el contrato (tanto en el sentido de hacer de más como el de hacer de menos), sino en forma de trabajadores desmotivados, afectados por el “síndrome burnout” (estrés laboral prolongado) o que se aprovechan de ciertas situaciones para bajar deliberadamente el rendimiento.

Todas estas situaciones y otras tantas relacionadas son fácilmente evitables si, a través de herramientas y mecanismos de control, se obtiene la información adecuada y de primera mano sobre el estado laboral de cada empleado.

Es esto mismo lo que ofrecen los softwares de registro presencial: no solo indican la hora de entrada y salida de un empleado (y con ello si cumple, excede o no llega a las horas pactadas en el contrato), sino que evidencian a través del continuo control la situación de cada uno de ellos. Así, asimilando e interpretando esta información, podemos analizar causas y posibles soluciones a los siguientes casos puestos como ejemplo:

INFORMACIÓN OBTENIDA POSIBLE CAUSA POSIBLE SOLUCIÓN
El empleado registra más horas de las que corresponde por contrato Carga de trabajo inusual o excesiva. Si se trata de un hecho puntual (“pico de trabajo”), con la remuneración de las horas realizadas de más bastaría (siempre y cuando no se rebase el límite legal). Si es un problema sostenido en el tiempo, el aumento de jornada o la contratación de personal de apoyo se presenta como medida muy necesaria.
El empleado registra menos horas de las que corresponde por contrato Falta de carga de trabajo / falta de compromiso del trabajador. Ante estos casos, se puede ofrecer al empleado que apoye a otros que tengan el mismo desempeño para evitarles el caso anterior o buscar en qué tareas puede ser eficaz y motivado a la par que útil.
El empleado cumple con sus horas, pero en tiempos desiguales o no de forma estandarizada Situaciones personales que impiden un horario fijo y constante. En estos casos, aludir a la flexibilidad horaria es la mejor solución tanto para la empresa como para el empleado.
El empleado no registra las horas de forma regular Olvido de la importancia de los registros / posible caso de absentismo laboral El desuso reiterado de éstas herramientas puede acarrear importantes multas por no cumplir la ley, por lo que la implicación de los empleados debe ser máxima a este respecto. Por otra parte, eludir los registros puede ser síntoma de la no presencia o el incumplimiento de las horas contractuales por parte del empleado. Situación fácilmente detectable mediante los informes generados por los registros.

Esta tabla recoge únicamente 4 posibles casos identificables entre la plantilla de una empresa. Cada situación laboral y cada ambiente de trabajo es único, por lo que lo más importante a la hora de detectar posibles anomalías en la información obtenida mediante los registros, es estudiar cada caso particular y plantearlo junto al empleado para buscar la solución más idónea.

Qué tener en cuenta a la hora de gestionar la información de los registros de jornada obligatorios

La norma incide en el carácter transparente de la información obtenida mediante los controles de jornada. Así, lo primero a tener en cuenta es que estos datos estén a libre disposición tanto de empleados como de empleadores (y lógicamente de Inspección de Trabajo en el caso de que lo requiera, algo que se debe ofrecer de inmediato para no incurrir en falta con posible multa). De esta forma, tanto empleado como empleadores pueden corregir “a tiempo” posibles incidencias del tipo “se está haciendo más / menos horas de las que tocan”, sin que se tengan que llegar a situaciones como las de exceder el límite de 80 horas extra anuales en el caso de los contratos de jornada completa.

Por otra parte, para que todo esto tenga la validez otorgada por la norma y no sea un simple “quitamultas”, cómo se registran los datos debe llevarse a cabo de forma que no se generen dudas sobre posible manipulación por alguna de las partes implicadas.

Por último, el sistema de registro no debe excluir a aquellos trabajadores que, por sus circunstancias personales / laborales, no siempre acudan a un mismo puesto de trabajo fijo (es el caso de tele-trabajadores, comerciales, etc.), por lo que si se dieran estos casos, se debe elegir una metodología acorde a las circunstancias del total de los empleados, como es el caso de posibilitar el registro a través de llamada telefónica.

En definitiva, estamos ante una medida, los registros obligatorios de jornada, que no debe verse simplemente como una imposición, sino como un método eficaz para resolver problemas cotidianos en la empresa que, ante una temprana detección, son fácilmente solucionables.

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