¿Qué puede ocurrir si nos llegan las inspecciones por registro de jornada?

inspecciones por registro de jornada
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Desde el 12 de mayo el registro de jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, independientemente del tamaño de su plantilla. Solo se contemplan excepciones para trabajadores autónomos, servicios externalizados y altos cargos cuyas responsabilidades no respondan a X horas semanales. Esto significa que, desde el 12 de mayo, en cualquier momento pueden llegar inspecciones por registro de jornada en las que nos reclamen la información necesaria para cumplir la norma. ¿Qué información se incluye?, ¿cómo actuar en el caso de que Inspección de Trabajo se persone en nuestra oficina?, ¿qué consecuencias tiene un incumplimiento de la norma?

Información que debemos ofrecer ante inspecciones por registro de jornada

Desde Inspección de Trabajo insisten en los dos principales objetivos de la aplicación de los registros de jornada obligatorios:

  • Reducir el número de horas extra: que no se superen la realización de 80 horas extra para contratos de jornada completa (la cantidad proporcional para otros tipos de contratos), así como que se remuneren todas.
  • Reducir el absentismo laboral: retrasos y faltas justificadas.

Así que, al acudir a nuestras oficinas un inspector de trabajo, debemos ofrecerle in situ toda información que valide que, tanto un objetivo como otro se cumple. Es decir, que si un trabajador tiene un contrato de ocho horas, independientemente de a la hora que de comienzo la jornada y la finalice, se cumplan diariamente. Ni más (que deberían ser remuneradas y no superar el total anual), ni menos (que supondría una falta grave por parte del empleado y, con ello, validaría su despido procedente).

En estas inspecciones, tanto el Ministerio como los propios inspectores, son conscientes de que un cumplimiento “a rajatabla” de estos controles, no es siempre posible (entendiéndose como excepciones tiempos de descanso, retrasos justificados, olvidos de registro ocasionales, etc.), por lo que lo más importante es que los datos figuren con la máxima claridad posible y no haya “titubeos” sobre la validez de éstos.

Descárgate la guía de cumplimiento de la norma de registro de jornada realizada por Inspección de Trabajo con la aprobación del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social  

Cómo presentar esta información ante inspecciones por registro de jornada

La forma y el método de recolección de estos datos queda a libre disposición de cada empresa siempre y cuando haya sido acordada entre dirección, sindicato (si cabe) y empleados. Lo que sí que es muy importante que los datos que solicite Inspección de Trabajo no den ningún lugar a duda sobre su validez, y que el sistema sea acorde al tamaño de la organización y sus medios.

Así, por ejemplo, sería totalmente invalidado ofrecer todos estos datos en una hoja Excel sin más, ya que desde Inspección podrían entender que los datos incluidos han sido manipulados por la dirección (o por los propios empleados) para cumplir con la norma.

Sí que sería válida esa misma hoja de Excel siempre y cuando los datos hayan sido recogidos de forma inequívoca en cuanto el empleado haya marcado inicio y fin de jornada mediante un método que valide esos datos, como pudiera ser un software de registro de jornada. Los informes que generan estos mismos programas de control también serían válidos si han sido preparados y auditados para cumplir con la ley.

Es muy importante la presentación de toda esta información “in situ”, es decir, que esté a disposición de Trabajo al momento de realizarse la inspección. No poder presentar los datos en ese instante, es señal de que, o los datos no son favorables, o no se dispone de un sistema de registro de jornada eficaz y válido.

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Excepcionalmente, el Ministerio de Trabajo ha anunciado que durante estos días posteriores a la puesta en marcha de los registros permitirá que, aquellas empresas que estén en proceso de negociación para la puesta en marcha de un sistema válido y consensuado, podrán retrasar la inspección hasta que lo tengan disponible, siempre y cuando ofrezcan unos plazos para la nueva inspección razonables y tengan ya planteado el sistema y con qué empresa llevarlos a cabo.

Posibles multas de Inspección de Trabajo por registro de jornada

¿Y qué ocurriría si ante una Inspección de Trabajo, decidieran sancionarme por no cumplir la norma? Lo primero es un llamamiento a la calma: la implantación de esta norma ha tenido como consecuencia un nerviosismo injustificado entre empresas por no saber cómo ni cuando llevar a cabo los registros, olvidándose del sentido de éstos.

Tal como hemos insistido en el primer apartado, basta con que el sistema elegido ofrezca a Inspección un registro de entrada y salida de cada empleado fiable, consultable en cualquier momento y que confirme que no se incumple en materia de horas extras. Cumpliendo con estos parámetros (o incluso en un corto plazo, asegurando que se va a cumplir)

Consulta la clasificación de la gravedad de las posibles multas en nuestro descargable preguntas y respuestas sobre el registro de jornada  

Por tanto, las multas, -que pueden ir de los 626 a los 6250 euros según la gravedad-, se impondrán a aquellas empresas que no sean claras con la forma de presentar los registros de jornada, omitan o incumplan el máximo de horas extra trabajadas o no las remuneres o, directamente no cuenten con un sistema válido de registro.

Cuando se produzca una sanción de este tipo, Inspección de Trabajo considerará realizar una segunda inspección que garantice el cumplimiento de la norma tras el aviso (haya culminado en multa o no), por lo que, si aun no te has decidido a contar con un sistema legal, nada te libra de que en cualquier momento puedas ser multado.

Todo ello incluso si pasados los meses y no habiendo sufrido ninguna de las inspecciones por registro de jornada, decidieras cumplir con la obligación, ya que la ley marca la obligatoriedad de conservar los datos de registro de los últimos 4 años a partir de mayo de 2019. ¿Aún crees que te sale más a cuenta arriesgarte y no contar con un software con un coste aproximado de 10 euros por empleado y año?

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