Consejos para optimizar el tiempo de los trabajadores

Para optimizar el tiempo de los trabajadores es fundamental contar con herramientas y procedimientos adecuados
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El aumento de la competencia en el mercado ha obligado a las empresas a mejorar sus procesos de trabajo y optimizar el tiempo de los trabajadores para ser más eficientes. El éxito se antoja inviable si detrás no hay un equipo profesional y bien organizado. De hecho, cada vez más el crecimiento del negocio es el resultado de un esfuerzo colectivo que solo se puede lograr si el vínculo entre el empleador y los empleados es claro.

Por ello, la mejora de procedimientos requiere de la participación activa de todos los miembros de cada departamento. No se trata de “controlar”, sino de mejorar procesos que solo es posible si la información sobre el funcionamiento de cada uno de los pilares de la empresa, es fluida y concisa.

Para ello, la digitalización y la mejora de la comunicación serán parte de las patas que sostienen los nuevos procesos de gestión, ¿Cómo podemos mejorarlo respecto al tiempo de trabajo? A continuación os ofrecemos diferentes técnicas, procedimientos y herramientas que te ayudarán a ello.

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

 

Utiliza un gestor de tareas. Digitaliza los procesos, no las funciones. La transformación digital es ya un imperativo: ¿aún trabajas como hace 30 años? Elige un gestor de equipos y proyectos adecuado para tu empresa y forma a todos los empleados para que lo usen puntualmente. Evitaréis reuniones largas, conoceréis el estado de los proyectos en tiempo real, si algún empleado se ha tenido que ausentar sabréis qué tareas ha dejado pendientes y, sobre todo, ganaréis tiempo para dedicarlo a temas productivos y reducir los niveles de estrés que produce la acumulación de tareas “to do”.

Transmite la importancia de que se cumpla el horario. Anima a tus empleados a que se adecuen al horario, tanto de salida como de entrada. No se trata de “obligar”, sino de flexibilizar y crear un diálogo mediante el cual ambas partes de la empresa (empleados y empleadores) se encuentren con un espacio de tiempo que les permita ser productivos. Ponte firme y comienza por obligarles a irse a casa a la hora que les corresponde para que aprecien la voluntad de que las horas trabajadas no es cuestión de números, sino de resultados.

Repasa semanalmente qué tareas han quedado pendientes y ayúdate de sistemas de control horario para detectar dónde están los fallos y aciertos organizativos a la hora de determinar el tiempo de productividad. Educa a tu plantilla a ser más ágil y a que se dispersen menos. Salir pronto de la oficina les motivará para ser más eficientes y aumentará su vinculación con la organización.

Limita el uso del e-mail. El correo electrónico se ha convertido en un hueso duro en los procesos de trabajo. Tener abierto el correo a full time implica revisarlo de forma casi compulsiva, desviando la atención y minorando la capacidad de concentración en la rutina de trabajo. Aplica nuevas prácticas como revisarlo solo dos veces al día. Elige cuál es el mejor momento y resuelve los emails una vez los abres. No acumules mensajes sin abrir sin ningún motivo. El correo electrónico es una herramienta nacida para facilitar la comunicación, no para entorpecer los procesos de gestión.

Crea flujos de trabajo. Los workflow son una marea intuitiva de conocer el estado de proyectos de larga duración que permiten la mejor gestión de tareas diarias. Adjudica cada tarea al  miembro del equipo que corresponda y haz seguimiento diario, semanal y mensual de cómo se cierran las tareas abiertas. Analizar con perspectiva os ayudará a ser más competentes y competitivos.

Define objetivos claros. Planifica reuniones de equipo donde cada persona tenga claro cuál es su papel y qué tareas tiene que resolver a lo largo de los siguientes días. Así valorarán la importancia de cumplir los plazos dado que si ellos incumplen, eso afecta al resto del grupo. El sentimiento de pertenencia aumenta y, proporcionalmente, la responsabilidad con el resto del grupo.

 

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