¿Cómo puedo llevar a cabo los registros de jornada obligatorios?

¿Dudas sobre cómo llevar a cabo los registros de jornada obligatorios?
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Todos los que trabajamos en un entorno digital o quienes presentan sus servicios mediante una web, nos acordaremos perfectamente cómo a finales de mayo del pasado 2018, con el cambio en la legislación sobre la LOPD fueron miles de preguntas las que nos abordaron sobre cómo llevar a cabo éstos cambios y cómo hacer para que el usuario supiera sobre nuestras cookies, nuestros programas de analítica y datos compartidos a terceros, etc.

Aquel cambio en la legislación cogió a quien más y a quien menos por sorpresa, a pesar de que la ley, denominada ahora como RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), llevaba vigente desde mayo de 2016.

Bombardeo de mails, políticas de privacidad aprendidas casi de memoria, repasos urgentes a los avisos legales y política de cookies de las webs… Aquel mayo y junio de 2018 se recuerda como un curso intensivo sobre la legalidad de la recopilación de datos a través de la navegación web, y quien más y quien menos aprendió la lección de que no se debe dejar para el último día los temas legales que repercutan en el negocio.

A día de hoy, rara es la página que no actúe acorde a la RGPD (es lo que tiene enfrentarse a multas que, en caso de incumplimiento, pueden llegar al 4% de la facturación anual de la entidad), pero toda empresa que tenga a su cargo al menos un empleado en nómina, tiene otra asignatura pendiente: la de llevar correctamente a cabo el registro de la jornada de sus trabajadores. ¿Quieres evitar que la inminente ley sobre registro de jornada laboral te coja por sorpresa?, ¿aún no sabes cómo actuar al momento en el que se apruebe?

En qué consiste la nueva Ley sobre Registro de Jornada Laboral

La habrás escuchado en tu entorno, en las noticias, y sabes que en cualquier momento se puede hacer efectiva, pero a día de hoy la única información que manejas es que se debe llevar a cabo un registro de las horas trabajadas por cada empleado, algo que hasta ahora solo era obligatorio para aquellos que realizaran una media jornada y que ahora se puede hacer extensible a toda la plantilla, independientemente del tipo de contrato.

Desde TamTam, te hemos preparado una completa guía para entender la nueva ley, no obstante, te resumimos las preguntas más relevantes al respecto para que no pierdas un segundo en tener preparada tu empresa para este cambio legislativo:

  • ¿Cuándo entra en vigor? No hay una fecha concreta, pero su aprobación es inminente al haber superado todos los filtros en las cámaras legislativas y al ser posible que se imponga mediante Decreto Ley. Se prevé que en los primeros meses de este año ya entre en vigor.
  • ¿A qué me obliga exactamente? A tener registradas las horas de trabajo efectivo de un empleado, con acceso a datos de los últimos cuatro años, y disponible siempre en el centro de trabajo (no en la sede) para la inspección laboral o la representación sindical.
  • ¿Para qué esta obligación? Una ley no se redacta sin un sentido previo que la motive. En el caso de la Ley sobre Registro de Jornada Laboral, se pretende reducir el número de horas extras realizadas por cada empleado, abusivas en muchos casos e incluso sin remunerar. Por la parte de la dirección, también repercutirá en mejoras al reducir el absentismo laboral.
  • ¿Cuánto me costará adaptarme a la ley? Es una pregunta que no debemos obviar. Todo cambio genera tiempo y costes, y cuanto antes tengamos claro cómo llevarlos a cabo, más ahorraremos en ambos conceptos (por no hablar de las multas por no llevar a cabo el registro, que se prevén que oscilen de los 60 a los 187.515 euros según la gravedad). Todo depende de la fórmula que elijamos para llevar a cabo los registros y de la información extra que queramos obtener de ellos, pero el sistema más básico acorde a la ley tiene un coste que no supera el de los 10 euros anuales por cada empleado.

Cómo llevar a cabo los registros de jornada obligatorios

Hemos abordado el qué y el cuándo, ahora nos queda el cómo para despejar toda duda.

Tal como comentábamos a la hora de abordar los costes, todo depende de la fórmula que elijamos para llevar a cabo los registros.

Comenzaremos por la más básica, la que nos permite atenernos a lo que dicta la ley sin más sobrecostes.

En este caso, todo lo que necesitamos es un software que registre el momento de entrada y de salida de cada trabajador, de forma que, ante una posible Inspección de Trabajo, se tenga reflejado con todo detalle que X trabajador ha permanecido en su puesto de trabajo las horas que por contrato le corresponden.

¿Y qué ocurre con los teletrabajadores o empleados que se desplacen? Estos registros se pueden llevar a cabo con la sencillez de realizar una llamada desde un terminal concreto. Mientras se asigne un terminal desde el que realizar la llamada por cada empleado (siempre el mismo terminal, que puede ser compartido o el del propio usuario), el software ya es capaz de reconocer el momento en el que se realiza y registrarlo como entrada. Repetimos la operación a la salida y ya tenemos completada la información requerida por la Inspección.

¿Podemos obtener información más allá de las horas trabajadas a diario por cada trabajador? Este es el mínimo exigido por la ley, generando unos costes de apenas un céntimo por llamada. A partir de aquí, podemos optar a versiones más completas en las que adicionalmente se informe sobre la ubicación de cada empleado, se planifiquen los horarios de cada uno de ellos, den alertas sobre trabajadores que se ausenten de su puesto y asesoren sobre cómo mejorar la productividad. Todo depende de las necesidades que tengamos, que podamos cubrir o si simplemente queremos mantenernos dentro de la ley al mínimo coste posible.

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